Conditions générales de vente

CONDITIONS Générales de vente

Article 1 : Dispositions générales
Nos événements CYBERSECURITY, DIGICLOUD & MAROC IT MEETINGS sont organisés par : XCOM

SIEGE SOCIAL
9, Rue du Petit Rhone
13470 Carnoux en Provence – France
Tél. : +33 (0)4 42 70 00 66 – Fax : +33 (0)4 42 70 91 89
Email : info@xcom.fr

SUCCURSALE
Shore 1 – RDC – Casa nearshore – Sidi Maarouf
20150 Casablanca – Maroc
Tél. : +212 (0)5 29 04 42 99

Le participant déclare accepter les présentes conditions générales de vente.

Article 2 : Dates et Durée
L’organisateur se réserve à tout moment le droit de modifier les dates d’ouverture et/ou la durée de la manifestation, de décider de sa prolongation ou son ajournement ou de sa fermeture anticipée s’il le juge nécessaire pour son bon déroulement, sans que les participants puissent réclamer aucune indemnité. Si le FORUM n’avait pas lieu pour cas de force majeure ou causes indépendantes de la volonté d’XCOM, les sommes versées par les participants leur seraient remboursées sous déduction de leur part proportionnelle aux frais de sa préparation.

Article 3 : Admission, Contrat de participation – Paiement
Le contrat de participation doit être renvoyé dûment cacheté et signé par courrier, scanné par email ou par télécopie. Il tient lieu de commande ferme. Toute participation une fois admise, engage définitivement et irrévocablement son souscripteur.
Un acompte de 50% du montant total TTC doit être réglé à la signature du contrat. Le solde devra être réglé obligatoirement un mois au moins avant la date d’ouverture de l’événement.
Les stands ne seront à la disposition des partenaires qu’après paiement intégral des sommes dues. En cas de non-paiement aux échéances indiquées l’organisateur se réserve le droit de disposer du stand réservé, le partenaire restant néanmoins tenu de payer la totalité des sommes prévues.

Article 4 : Défaut de paiement
Tout défaut de paiement à l’échéance convenue donnera lieu de plein droit et sans mise en demeure à des intérêts annuels de 3 % à titre d’indemnité pour perte de rendement du capital de la créance impayée. En outre, tout paiement non effectué dans les 8 jours après la mise en demeure envoyée par lettre recommandée sera augmentée forfaitairement de 10% à titre d’indemnités pour frais d’administration causés par le retard de paiement.

Article 5 : Présence du partenaire exposant
Le fait de signer un contrat de participation entraîne l’obligation d’occuper le stand ou l’emplacement attribué au moins 1 heure avant l’ouverture de la manifestation et de le laisser installé jusqu’à la clôture de la manifestation. Il est formellement interdit aux partenaires exposant de quitter leur stand avant la clôture du forum. Chaque partenaire est tenu d’animer son stand et d’assurer une présence entre 9 heures et 19 heures.

Article 6 : Défaut d’occupation
Le solde du montant de la facture reste en toutes circonstances dû par le partenaire, les stands ou emplacements qui n’auront pas été occupés la veille de l’ouverture du Forum pourront être attribués à un autre participant, sans que la participant précédent non installé, puisse réclamer quelque dommage que ce soit ou le remboursement des sommes versées par lui.

Article 7 : Interdiction de cession ou de sous-location
Sauf autorisation écrite et préalable de l’organisateur, un partenaire ne peut céder ou sous-louer tout ou partie de la concession qui lui est attribuée.

Article 8 : Conditions d’Annulation
Le partenaire peut annuler sa participation au Forum en notifiant par lettre recommandée ce désistement, sachant que :

  • annulation plus de 6 mois avant la date de début de l’événement : le partenaire est redevable de 25% du montant TTC de sa participation
  • annulation entre 6 mois et 3 mois avant la date de début de l’événement: le partenaire est redevable de 50% du montant TTC de sa participation, même en cas de remise en location de l’espace.
  • annulation moins de 3 mois avant la date de début de l’événement : le partenaire est redevable de 100% du montant TTC de sa participation, même en cas de remise en location de l’espace. Les demandes de réduction de la surface du stand s’analysent comme une annulation partielle et de ce fait, provoquent les mêmes effets selon les mêmes conditions que pour une annulation pure et simple.

Article 9 : Modification aux stands, Dégâts, Installation des stands
Le cloisonnement des stands s’élève à 2m de hauteur. Les installations, décors, enseignes, etc… ne pourront pas dépasser la hauteur limite de 2.m. L’exposition ou le stockage de marchandises, produits ou décors en matière spontanément inflammables sont interdits. Les bois non-ignifugés dans la masse seront recouverts d’un produit ignifuge. Les vélums sont autorisés à condition d’être incombustibles et supportés par un réseau de fils métalliques écartés d’un mètre au maximum.

Article 10 : Connexion internet
Les stands sont fournis avec une connexion internet. L’organisateur décline toute responsabilité en cas de mauvais fonctionnement des lignes téléphoniques et des connexions du réseau internet.

Article 11 : Réception du stand
Les stands seront mis à la disposition des partenaires le jour de l’ouverture de la manifestation. Sur chaque stand, le partenaire ou son représentant doit être présent au moment de la réception. Au moment de la prise de possession du stand qui lui aura été attribué, le partenaire sera dans l’obligation de faire constater les dégradations qui pourraient exister dans le ou les locaux mis à sa disposition. Cette réclamation devra être faite à l’organisateur, le jour même de la prise de possession ; passé ce délai, toute réparation à effectuer lui sera facturée.

Article 12 : Détérioration, travaux spéciaux
Dans les stands, il est interdit d’entailler ou de détériorer de quelque manière que ce soit, les cloisons, plancher ou plafond et tout matériel fourni par l’organisateur. Toute infraction entraînerait la responsabilité pleine et entière du partenaire en cas de détérioration, de gêne pour les voisins ou accident. Les partenaires veilleront à adopter un comportement correct et s’abstiendront de tout acte de nature à troubler le déroulement de la manifestation. Dans le cas de détériorations, ou dégâts par l’exposant lors du montage, démontage ou pendant l’événement, le partenaire sera redevable de l’intégralité de la facture relative aux dégâts occasionnés. le partenaire doit être couvert par une assurance responsabilité civile professionnelle afin de pouvoir prendre en charge le montant des réparations et remises à neuf suite aux dégâts occasionnés.

Article 13 : Enseignes, Affiches
Il est interdit de placer des panneaux réclame ou des enseignes à l’extérieur des stands en d’autres points que ceux réservés à cet usage. En cas d’infraction, l’organisateur fera enlever, aux frais risques et périls du partenaire et sans aucune mise en demeure préalable, les éléments apposés au mépris du présent règlement.

Article 14 : Produits interdits
Les matières explosives et en général tous les produits dangereux ou nuisibles ne sont pas admis. Le fonctionnement des appareils, l’installation ou la distribution d’objets susceptibles d’apporter une gêne ou un danger pour les autres exposants ou pour les visiteurs sont interdits.

Article 15 : Publicité
La distribution de prospectus ne peut être faite qu’à l’intérieur des stands. La réclame à haute voix ou à l’aide d’un micro, le racolage, sont absolument interdits. La publicité des prix et la distribution d’objets publicitaires sont soumis à la réglementation générale des arrêtés ministériels. Il est interdit de faire une publicité quelconque en faveur de produits autres que ceux désignés dans le formulaire d’inscription. Toute publicité, soit au moyen de mimes, clowns et autres genres d’attractions, soit par l’utilisation d’appareils sonores, est formellement interdite.

Article 16 : La vente à emporter est formellement interdite
Toute infraction aux présentes prescriptions entraînera la fermeture immédiate du stand et l’expulsion du contrevenant, sans qu’il puisse revendiquer le remboursement de tout ou partie des sommes versées pour sa participation, ni aucune autre indemnité.

Article 17 : Gardiennage
Pendant toute la durée de la manifestation un service de gardiennage est assuré par l’hôtel. Ce gardiennage ne constitue en aucune façon une garantie contre le vol. Les participants peuvent faire appel à un gardiennage supplémentaire sur leur stand moyennant accord préalable de l’organisateur.

Article 18 : Assurance
Le partenaire ne peut en aucun cas être tenu responsable d’un manque à gagner, d’une perte de clientèle, de recettes, d’économies anticipées ou de toute autre perte économique, ni de tout autre préjudice indirect. Toute responsabilité du partenaire au titre des présentes conditions générales de ventes est limitée au montant dû par le partenaire au titre du contrat de participation. L’organisateur a souscrit une assurance garantissant sa responsabilité civile professionnelle. L’organisateur est donc couvert pour tout dommage corporel ou matériel qui serait causé par sa faute. L’exposant est tenu de souscrire à ses propres frais, une assurance de «responsabilité civile» garantissant les dommages qu’il pourrait causer à des tiers de son fait personnel et une assurance tous risques matériels pour garantir les biens dont il a la propriété ou la garde en cas de vol , bris ou perte des objets exposés et plus généralement des biens mobiliers lui appartenant. L’organisateur est réputé dégagé de toute responsabilité et le partenaire et son assureur renoncent à tout recours à son encontre à ce titre. L’organisateur décline toute responsabilité en cas d’événements extérieurs constitutifs d’un cas de force majeure exonératoire de responsabilité tels que notamment : incendie, explosion, dégâts des eaux, tremblement de terre, tout cataclysme, état de catastrophes naturelles ainsi que les actes terroristes, agressions, attentats, émeutes.

Article 19 : Mise à disposition des emplacements
Les emplacements seront mis à la disposition des partenaires le jour d’ouverture de la manifestation à 09h00. Le stand ne sera mis à la disposition du partenaire que lorsqu’il aura payé l’intégralité des sommes dues.

Article 20 : Démontage des stands
Les horaires de montage/démontage des stands sont communiqués aux exposants dans le dossier logistique, à consulter impérativement. Tout matériel ou documentation restant sur le stand après l’horaire prévu de démontage, sera retiré par l’organisateur aux frais de l’exposant.
Il est formellement interdit de déménager les stands avant la fermeture de la manifestation. Jusqu’à déménagement complet des stands, il est fait obligation à tous les partenaires de prévoir un responsable sur son stand afin d’éviter pertes et vols.

Article 21 : Liste des participants / Site internet / Fichiers visiteurs
Une liste des partenaires et participants sera éditée ainsi qu’un site internet de présentation de l’événement. L’organisateur décline toute responsabilité pour les erreurs ou omissions involontaires qui pourraient éventuellement se produire sur le catalogue ou sur le site internet de la manifestation. Le fichier des participants et des invités est la propriété exclusive de XCOM.

Article 22 : Organisation de jeux
Les jeux organisés par le partenaire devront être préalablement soumis à l’organisateur. Le règlement devra être transmis à l’organisateur au plus tard le un mois avant l’ouverture de la manifestation pour validation. Tout jeu n’ayant pas reçu l’accord écrit de l’organisateur ne pourra avoir lieu.

Article 23 : Application du règlement
La signature du présent règlement implique son acceptation sans réserve. Le partenaire renonce de ce fait à toute poursuite, ou action judiciaire de quelque nature que ce soit à l’encontre de l’organisateur.

Article 24 : Juridiction compétente, Contestations, litige
En cas de contestation, seuls les tribunaux du siège de l’organisateur seront compétents.

CONDITIONS Générales séjour

Article 1 : Dispositions générales
Nos événements CYBERSECURITY, DIGICLOUD & MAROC IT MEETINGS sont organisés par : XCOM

SIEGE SOCIAL
9, Rue du Petit Rhone
13470 Carnoux en Provence – France
Tél. : +33 (0)4 42 70 00 66 – Fax : +33 (0)4 42 70 91 89
Email : info@xcom.fr

SUCCURSALE
Shore 1 – RDC – Casa nearshore – Sidi Maarouf
20150 Casablanca – Maroc
Tél. : +212 (0)5 29 04 42 99

Le participant déclare accepter les présentes conditions générales de vente.

Article 2 : Dates et durée
L’organisateur se réserve à tout moment le droit de modifier les dates d’ouverture et/ou la durée de la manifestation, de décider de sa prolongation ou son ajournement ou de sa fermeture anticipée s’il le juge nécessaire pour son bon déroulement, sans que les participants puissent réclamer aucune indemnité. Si le FORUM n’avait pas lieu pour cas de force majeure ou causes indépendantes de la volonté d’XCOM, les sommes versées par les participants leur seraient intégralement remboursées.

Article 3 : Admission – conditions de paiement
Toute inscription d’un participant ne sera validée qu’après réception :
– Du bulletin d’inscription, dûment cacheté et signé par courrier, scanné par email ou par télécopie
– Du règlement d’un acompte de 50% du montant total TTC.
Le bulletin d’inscription tient lieu de commande ferme. Toute participation une fois admise, engage définitivement et irrévocablement son souscripteur.

Article 4 : Administration
Dès l’inscription validée, une confirmation sera adressée au participant par email, ainsi que la facture correspondante.

Article 5 : Date limite d’inscription
Le règlement des frais de séjour, doit être effectué en intégralité lors de l’inscription par chèque bancaire ou virement à l’ordre de « XCOM».

Article 6 : Prix
Les tarifs ne comprennent pas les frais de délivrance de documents administratifs, les dépenses de caractère personnel (frais de porteurs, de bars, de pourboires, extras) et toute prestation ne figurant pas sur la fiche descriptive. Tous les prix indiqués ont été calculés sur la base des tarifs et taux de change en vigueur. Ils sont susceptibles de subir les variations qui seraient imposées par les circonstances économiques aux prestataires de services (taxes de séjour).

Article 7 : Annulation
Toute annulation ne sera effective qu’après réception d’un écrit (fax, e-mail, courrier) auquel il sera accusé réception. L’annulation n’entraînera aucun frais si le participant se fait remplacer. L’annulation est possible, sans frais, un mois avant la date de l’événement. Après cette date, l’intégralité des frais de participation (y compris frais de séjour) sera dû.

En cas d’annulation moins de 30 jours avant le départ, nous vous prions de nous informer aussi par téléphone. La date d’annulation ou de modification est calculée à partir du moment où XCOM reçoit votre déclaration par courrier. Si ce jour tombe sur un week-end ou un jour férié, c’est le prochain jour ouvrable qui est déterminant.

Suppression de la prestation par XCOM pour des raisons qui vous incombent XCOM est autorisée à annuler la prestation si elle s’y voit contrainte en raison de vos actes de malveillance ou de négligence. Dans ce cas, XCOM vous remboursera le prix dont vous vous êtes déjà acquitté moins les frais d’établissement du dossier. D’autres prétentions sont exclues. Demeurent réservés les frais d’annulation en fonction de la date de départ prévue.

Cas de force majeure, grève
Des événements de force majeure, des mesures prises par les autorités ou des grèves peuvent inciter XCOM à annuler la prestation prévue. Dans un tel cas, XCOM informera au plus vite les participants et s’efforcera de leur proposer une solution de remplacement de même valeur. Dans le cas où XCOM serait remboursé par ses fournisseurs, les participants seront intégralement remboursés déduction faite des frais de dossier. Dans le cas où des frais d’annulation seraient appliqués par ses fournisseurs, XCOM répercutera ces frais auprès des participants.

Nombre minimal de participants
Un nombre minimal de participants est fixé pour la prestation proposée. Lorsqu’un nombre inférieur de participants à celui qui a été prévu prend part, XCOM peut annuler la prestation en question au plus tard 21 jours avant la date prévue pour le départ. Dans ce cas, le prix déjà payé vous sera immédiatement remboursé. D’autres prétentions sont exclues. Les participants reconnaissent à XCOM la nécessité dans laquelle elle se trouve d’annuler ou de proposer une modification du tarif de certaines prestations si le nombre de participants est insuffisant. A fortiori si l’intérêt l’exige ou si des circonstances impérieuses (grèves, accidents, intempéries, désengagement d’un prestataire ou autre événement fortuit ou imprévisible) l’y contraint. XCOM pourra annuler les programmes ou en modifier l’exécution sans être tenue à une indemnisation quelconque des participants, s’agissant d’une cause extérieure ne relevant pas de sa responsabilité.

Article 8 : Modifications de programme
XCOM se réserve le droit, notamment dans votre intérêt, de modifier voire d’annuler la prestation si des circonstances imprévues ou des événements que l’on ne peut éviter l’exigent. XCOM s’efforce dans ce cas de vous proposer une solution de remplacement de niveau équivalent. XCOM vous informe aussi rapidement que possible de telles modifications.

Modifications par le client : Si vous désirez apporter une modification, vous devez en informer XCOM par écrit, par poste, fax ou e-mail. Si l’opération s’avère réalisable, les frais qui pourront découler de cette modification seront à votre charge.

Personne de remplacement : Si vous n’êtes pas en mesure de bénéficier de la prestation commandée, vous avez en principe le droit de vous faire remplacer par une autre personne. Dans ce cas, les conditions préalables suivantes doivent au moins être remplies:
– La personne de remplacement doit être prête à reprendre les présentes conditions,
– Le fournisseur accepte également ce changement,
– La personne de remplacement remplit toutes les exigences requises (passeport, visa, prescriptions en matière de vaccination et de la police sanitaire).
– Les frais de travail supplémentaire par dossier (80 euros) et autres frais annexes sont à votre charge ou à celle de la personne de remplacement. Lorsqu’une personne de remplacement devient partie prenante du contrat, vous-même et cette personne assumez solidairement la responsabilité pour le paiement du prix de la prestation. Lorsque la personne de remplacement est désignée trop tardivement ou ne peut pas prendre part parce qu’elle ne satisfait pas aux exigences requises (prescriptions légales, etc.) le désistement est considéré comme une annulation.

Modifications du prix après conclusion du contrat
Dans certains cas particuliers, XCOM se réserve le droit d’augmenter le prix convenu. Cela peut notamment s’avérer nécessaire dans les cas suivants:
– Augmentation de tarifs des fournisseurs
– Nouvelles taxes officielles
– Modifications du cours des changes.
– Hausse des prix officiels (p.ex. taxe à la valeur ajoutée).
Dans tous les cas où XCOM doit procéder, pour les raisons invoquées ci-dessus, à une adaptation des prix mentionnés, elle en préviendra les participants au plus tard 3 semaines avant le départ. Si l’augmentation est supérieure à 10% du prix initialement convenu, le participant est en droit d’annuler sans frais sa réservation dans les 5 jours après réception de notre communication ou de nous informer par écrit dans le même délai qu’il souhaite bénéficier d’une prestation de remplacement de même valeur.

Interruption anticipée du séjour par le participant : Si, pour une raison quelconque, le participant doit interrompre son séjour, XCOM ne peut pas restituer le prix.

Article 9 : Réclamations
Si la prestation réservée ne devait pas correspondre aux accords contractuels ou si vous deviez subir un dommage, la représentation locale de XCOM et le fournisseur s’efforceront de trouver une solution appropriée dans un délai raisonnable. Si cela ne devait pas être possible ou si la solution proposée devait s’avérer insuffisante, il est obligatoire de demander au fournisseur de faire confirmer par écrit les défauts ou le dommage constaté; ces derniers y sont en effet astreints. Ceux-ci ne sont cependant pas autorisés à reconnaître quelconques prétentions en dommages-intérêts. La réclamation et la confirmation du fournisseur devront être adressées par écrit à XCOM au plus tard 4 semaines après la fin prévue du séjour. XCOM peut rembourser des prestations si celles-ci n’ont pas été ou ont été mal fournies, ceci dans la mesure où le fournisseur aura remboursé XCOM.

Article 10 : Responsabilités
XCOM vous garantit dans le cadre de ses propres offres : Une sélection et un contrôle sérieux des fournisseurs. XCOM agit en qualité de mandataire auprès des fournisseurs, lieux d’hébergement et autres intermédiaires requis. Le rôle d’XCOM est limité à acheminer les réservations auprès de ces fournisseurs de services. Cependant, XCOM décline toute responsabilité en cas d’inexécution par les fournisseurs de services de quelques obligations décrites, à l’exception des fautes ou inexécutions découlant directement des actes ou omissions des employés immédiats de XCOM. XCOM ne peut donc être tenue pour responsable des retards, vols, accidents indépendants de sa volonté. Les participants sont alors amenés à supporter les frais supplémentaires qui en découlent, de même qu’ils supporteront les frais et les conséquences d’une impossibilité à partir aux dates et aux heures indiquées. XCOM ne sera pas responsable pour toute réclamation, dommage et/ou frais pouvant dépendre de blessures corporelles, accidents, décès, dommages ou pertes de biens personnels, retards, correspondances manquées, mauvaises conditions atmosphériques, grèves, actes de terrorisme, guerres ou toute autre cause imprévisible au moment du départ ou d’omission de la part du participant d’obtenir les documents requis (passeport, visas…) pour le voyage.
Le participant ne peut en aucun cas être tenu responsable de tout préjudice indirect causé à un invité du fait de l’exécution des présentes conditions et notamment d’un manque à gagner, d’une perte de clientèle, de recettes, d’économies anticipées ou de toute autre perte économique. Toute responsabilité du participant au titre des présentes conditions générales de séjour est limitée au montant dû par le participant au titre du contrat de participation.

Article 11 : Prescriptions en matière de passeport, de visas et de formalités de police
Il appartient à chaque participant de faire le nécessaire pour que ses papiers de voyage soient en règle. Si l’entrée ou la sortie d’un pays devait vous être refusée du fait que vous ne satisfaisiez pas aux conditions d’entrée, de visa ou sanitaires, XCOM est en droit de vous facturer les frais d’annulation de votre séjour. Les directives concernant les frais d’annulation sont alors applicables.

Article 12 : JURIDICTION COMPETENTE
En cas de contestation, seuls les tribunaux du siège de l’organisateur seront compétents.